Nolis GmbH - Infotag 2016

Begrüßung

Klares Konzept - partnerschaftliche Realisierung

Strategische Vorarbeit ist eine unverzichtbare Basis für einen erfolgreichen Relaunch des Kommunalportals

Referent: Michael Klumpe (Allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters, Stadt Diepholz)

Wie gelingt der Relaunch des kommunalen Stadtportals? Dazu bedarf es mehr als nur kosmetischer Maßnahmen. Ein echtes Konzept muss her. Denn die Internetseite einer Stadt ist längst keine Ansammlung von Bildern aus der Region und Selbstdarstellung der Verwaltung mehr. Schnell und gut informiert werden wollen die digitalen Besucher. Und darüber hinaus ist das Stadtportal wichtiges Instrument modernen Dialoges mit Bürgerinnen und Bürgern. Mit einem von Grund auf durchdachten Konzept und klarer Zielsetzung gelingt das Projekt. Und dies in enger, partnerschaftlicher Zusammenarbeit zwischen kommunalen Projektmitarbeitern und umsetzender Fachfirma. Michael Klumpe, allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters der Stadt Diepholz, zeigt in diesem Vortrag auf, wie intensiv man sich auf den Relaunch vorbereitet hat und wie wichtig der Dialog aller Beteiligten ist.

Die eAkte mit CC DMS in der praktischen Verwaltungsarbeit

Erfahrungsbericht zum Einsatz bei der Verbandsgemeinde Gerolstein

Referenten: Thomas Baillivet (Mitarbeiter EDV, Verbandsgemeinde Gerolstein) und Carsten Schneider (FB-Leitung Wirtschaft, Verbandsgemeinde Gerolstein)

Der Vortrag basiert auf mehrjähriger Erfahrung mit dem verwaltungsweiten Einsatz der eAkte. Dabei werden u.a. folgende Themen behandelt:
- Strukturierung der Ablagesystematik
- Posteingangsverwaltung mit frühem Scannen.
- Rechnungsworkflow in Anbindung mit C.I.P. Kommunal/KD
- weitere Prozesse wie z.B. die Bescheid-Archivierung und der Sitzungsdienst.

Interaktive Service-Plattform statt nur bunter Bilder

Ein modernes kommunales Internetportal ist das zentrale Instrument im E-Government

Referent: Uwe Warnecke (NOLIS GmbH)

Ihre kommunale Internetseite kann mehr – nur wissen (und wollen) Sie das auch? Was erwarten die Bürgerinnen und Bürger von Ihrer Stadt im Internet? Heute sind interaktive Dienste mehr denn je gefragt. Umfassende Information über Service-Leistungen sind (fast schon) Standard. Aber echte Interaktivität? Fortschrittliche Kommunen bieten schon viele Dienste an: Die Schadenmeldung oder die Bürgerbefragung sind längst vielfach vertreten, Stellen-Ausschreibungen und Online-Bewerbung nehmen deutlich zu. Kita-Plätze können online angemeldet werden, Flohmarktstände und Eisbahnen reserviert und sogar bezahlt werden. Frühzeitige Bürgerbeteiligung in Planungsverfahren läuft via Internet ebenso wie die Anforderung von Lageplänen, Personenstandsurkunden und vielem mehr. Aber was steckt hinter der Oberfläche: Ist der Workflow auch gesichert oder empfängt die Kommune lediglich eine Mail? Kann der Bürger auch online bezahlen? Dieser Vortrag bietet einen Exkurs zu zahlreichen Beispielen moderne Interaktivität.

Ohne Medienbruch vom Antrag bis ins Fachverfahren

Prozesse inkl. Online-Bezahlfunktion und Verfahrensanbindung (Teil 1)

Referenten: Sebastian Plog (GovConnect GmbH) und Jonas Krämer (Form-Solutions e.K.)

- Ready To Use: Anwendungsbeispiele realer Antragsassistenten der Form-Solutions mit Payment-Integration der Bezahlplattform pmPayment der GovConnect mit anschließender Übergabe an das Fachverfahren.
- Je nach Bedarf können die Bezahl­arten giropay, Lastschrift, Kreditkarte, paydirekt und PayPal den Bürger/-innen angeboten werden.
- Kooperationen schaffen Lösungen!

Noch mehr Barrierefreiheit integrieren

ReadSpeaker: Webseiten und Dokumente vorlesen lassen

Referent: Jürgen Pischel (Vertriebsleiter, ReadSpeaker)

Mit ReadSpeaker können Sie Ihre Website, Ihre Dokumente und Ihre Formulare vorlesen lassen. Ihre Website wird barrierefreier gestaltet und somit Menschen mit Sehbehinderungen, Senioren, Nichtmuttersprachlern, Analphabeten, Menschen auf der niedrigsten Schreib- und Lesestufe usw. zugänglicher gestaltet. Inhalte werden schneller erfasst und verstanden. ReadSpeaker wird einmalig installiert, benötigt keine Pflege und die Audiodateien werden bei jedem Klick durch einen User in Echtzeit generiert.

Ohne Medienbruch vom Antrag bis ins Fachverfahren

Prozesse inkl. Online-Bezahlfunktion und Verfahrensanbindung (Teil 2)

Referenten: Sebastian Plog (GovConnect GmbH) und Jonas Krämer (Form-Solutions e.K.)

- Ready To Use: Anwendungsbeispiele realer Antragsassistenten der Form-Solutions mit Payment-Integration der Bezahlplattform pmPayment der GovConnect mit anschließender Übergabe an das Fachverfahren.
- Je nach Bedarf können die Bezahl­arten giropay, Lastschrift, Kreditkarte, paydirekt und PayPal den Bürger/-innen angeboten werden.
- Kooperationen schaffen Lösungen!

Bürgerservice: Termine online vereinbaren

Bessere Verteilung der Besucherströme im Servicecenter durch Software-Einsatz

Referent: David Jauch (NOLIS GmbH)

Service-Termine für Bürgerinnen und Bürger online zu vereinbaren, bietet zahlreiche Vorteile: Die Zeitplanung im Bürgerbüro, Servicecenter oder Stadtkontor (wie immer es heißen mag) kann optimiert und werden, die Vorbereitung auf die bevorstehenden Kundenbesuche wird erleichtert, weil das Anliegen bereits bekannt ist. Bürgerinnen und Bürger schätzen die Möglichkeit, lange Wartezeiten zu vermeiden. Mit einer ausgefeilten Software lassen sich auch tageszeitlich oder urlaubsbedingt unterschiedliche Personalstärken berücksichtigen. Welchen Komfort NOLIS | Terminvereinbarung bietet, zeigt David Jauch, Leiter Projektmanagement, in diesem Vortrag auf.

Vertragsmanagement mit CC DMS

Engelskirchen: Vielfältige Vorteile durch Nutzung vertrauter Software-Umgebung

Referent: Harald Prehn (Fachdienstleiter IT-Services, Gemeinde Engelskirchen)

Die Gemeinde Engelskirchen ist mit dem Vertragsmanagement auf der sicheren Seite. Akten können in Sekundenschnelle durchsucht werden und auch bei einem Personalwechsel wird dank Erinnerungsfunktion keine Frist mehr vergessen.
Ohne ein extra Programm kann man mit wenig Aufwand das Vertragsmanagement direkt im vertrauten CC DMS Umgebung einrichten.

Mittagspause

Mittlerweile unverzichtbar: Online-Bewerbung im Stadtportal

Kommunales Recruiting wird durch NOLIS | Bewerbermanagement nachhaltig optimiert

Referent: Partho Banerjea (Leiter FD Strategische Steuerung und Entwicklung, Gemeinde Neu Wulmstorf)

Die Gemeinde Neu Wulmstorf setzt das elektronische Bewerbermanagement seit Anfang 2012 erfolgreich ein. Elementarer Bestandteil der Lösung ist, dass nicht nur die Bewerber über das gemeindliche Internetportal ihre Bewerbung elektronisch einreichen können, sondern dass die verwaltungsinternen Prozesse, die bis zur Einführung überwiegend in Papierform gestaltet waren, softwareunterstützt gestaltet werden. Über diese Lösung wird die Bewerberauswahl mit Bewertungsmöglichkeiten unter Beteiligung der internen Gremien vorgenommen. Die vollständige Kommunikation mit Bewerbern bis hin zur Einladung bzw. Absage wird ebenfalls abgebildet. Im Vortrag werden die wesentlichen Veränderungen in der Sachbearbeitung vorgestellt und es werden die Vorteile für die Verwaltung herausgearbeitet.

Infrastruktur für die digitale Gremienarbeit mit ALLRIS

Beschaffung von mobilen Endgeräten auf Mietbasis ohne Erstinvestition

Referent: Sascha Riedl (CC e-gov GmbH)

ALLRIS mobil und ALLRIS MDM – Maßgeschneiderte Komponenten für die mobile Gremienarbeit
In dem Vortrag stellen die Gesellschaft für digitale Bildung und die CC e-gov GmbH ihr gemeinsames Konzept vor. Damit wird den ALLRIS-Anwendern die Beschaffung von Tablet-PCs auch ohne große Erstinvestition ermöglicht. Der laufende Support der Geräte wird ebenso zu günstigen Konditionen ermöglicht wie die Sicherstellung datenschutzkonformer Gremienarbeit durch zentrale Verwaltung der mobilen Endgeräte.

Kommunales CMS im Echtbetrieb: Einfach - schnell - vielseitig

NOLIS | Kommune: Eine Vielzahl optimierter Funktionen und Module bringt Arbeitserleichterung im Tagesgeschäft

Referent: Harald Prehn (Fachdienstleiter IT-Services Gemeinde Engelskirchen)

CMS ist nicht gleich CMS - diese Erkenntnis reift in der täglichen Praxis immer wieder. Manche Software, die für Agenturen gut ist, erweist sich für die Arbeit in Kommunalverwaltungen als ungeeignet. Wie durch den Einsatz des seit mehr als 12 Jahren gemeinsam mit kommunalen Internetredaktionen stetig weiter entwickelten CMS NOLIS | Kommune effizientes Arbeiten ermöglicht wird, zeigt Harald Prehn (Gemeinde Engelskirchen) in diesem Vortrag auf. Nach einem erfolgreichen Relaunch steht nun für den Referenten das Tagesgeschäft im laufenden Betrieb im Mittelpunkt. Vielfältige Funktionen machen dabei immer wieder das Leben leichter.

Bauhof im Fokus

Haushaltsstellenbezogene Leistungserfassung mit der AIDA Bauhoflösung

Referenten: Rudolf Kerber (Organisationsberater, Kutter GmbH) und Udo Philipp (Vertriebsleiter und Prokurist, AIDA DataControl GmbH)

Mit der AIDA Bauhoflösung können auftragsrelevante Daten mit wenig Zeit-und Verwaltungsaufwand
erfasst und verrechnet werden. Die Mitarbeiter buchen mit mobilen Erfassungsgeräten
direkt vor Ort - minutengenau in Echtzeit. Anwesenheitszeiten, Auftragsbearbeitungs-
zeiten und Maschinenzeiten werden nicht getrennt voneinander erfasst, sondern synchron gebucht
und bereits bei der Erfassung korrekt zugeordnet. Dies schafft Überblick über Auftragsstatus, Kosten-
kontrolle sowie Personalplanung und optimiert die Leistungen des Baubetriebshofs.

Optimierte Kita-Anmeldung und bessere Planungsgrundlage

NOLIS | Kita-Platz: Zentrale Vergabe via Internet hilft Eltern, Kitas und Verwaltungen

Referent: Michael Schewe (NOLIS GmbH)

Immer mehr Kommunen erkennen den Wert einer zentralen Anmeldung und Bedarfserfassung für Kita-Plätze. Dies gilt auch oder ganz besonders dann, wenn es sich um Betreuungseinrichtungen verschiedener Träger handelt. Mehrfach-Anmeldungen und daraus resultierende fehlerhafte Bedarfsplanungen können minimiert werden. Die Vorgehensweise ist nach wie vor trotz Einsatzes einer bewährten Standard-Software unterschiedlich. Hier die zentrale Zuweisung durch die Verwaltung,. Dort der Zugriff auf angemeldete Kinder durch die Kita-Leitungen im Windhundverfahren. Alle Kommunen machen jedoch die gleichen Erfahrungen: Deutlich weniger Doppel-Belegungen und zufriedenere Eltern.

Digitaler Sitzungsdienst mit der ALLRIS-App

Einführung des digitalen "papierlosen" Ratsdienstes in der Gemeinde Illingen

Referenten: Ralf Schreiner (Gemeinde Illingen) und Thorsten Koch (CC e-gov GmbH)

Der Vortrag behandelt die Einführung des digitalen 'papierlosen' Ratsdienstes in der Gemeinde Illingen. Der Projektleiter der Verwaltung berichtet über Widerstände und organisatorische Hürden und zeigt praxisnahe Lösungen auf.

Hessenfinder & Co. optimal nutzen und integrieren

Bidirektionale Schnittstelle zum Zuständigkeitsfinder ersetzt einfache Verlinkung

Referent: Uwe Warnecke (NOLIS GmbH)

Zuständigkeitsfinder der Länder (Beispiel "Hessenfinder") sind nicht nur als zentrale Plattform hilfreich, sondern dienen im Idealfall auch als Grundlage für einen optimierten Bürgerservice des Stadtportals. Eine direkte Bearbeitung aller Dienstleistungen ausschließlich im kommunalen CMS vereinfacht die Arbeit erheblich. Der Landesdienst wird automatisch via bidirektionaler Schnittstelle aktualisiert. Zudem besteht die Möglichkeit, die Dienstleistungen um regionale Informationen zu ergänzen. Dadurch wird die Informationsqualität im Bereich Bürgerservice deutlich erhöht.

ALLRIS als Kooperationsplattform für die moderne Gremienarbeit

Steigern Sie mit ALLRIS die Effizienz für Politik, Fraktionsgeschäftsstellen und das Gremienbüro

Referent: Andreas Dyck (CC e-gov GmbH)

Selbstverständlich nutzen Gremienmitglieder die verfügbaren Informationen im Internet - Notizen und Kommentierungen erleichtern den Einsatz mobiler Endgeräte. ALLRIS bietet im Standard darüber hinaus zusätzliche Funktionen, um z. B. in einem Forum Inhalte abzustimmen oder eigene Anträge und Anfragen in das System einzubringen. Steigern Sie mit ALLRIS die Effizienz für Politik, Fraktionsgeschäftsstellen und das Gremienbüro.